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Gestión electrónica de documentos

Gestión electrónica de documentos
La gestión electrónica de los documentos CKGS ofrece servicios a las misiones diplomáticas que implican el almacenamiento electrónico de documentos en un entorno seguro de indexación y recuperación de datos, eliminando así la necesidad de almacenar los datos físicos de las misiones. Como parte del servicio, CKGS ofrece la gestión de archivos digitales, digitalización de documentos y gestión de registros. Los servicios incluyen el escaneo electrónico de documentos y los formularios de solicitud según lo prescrito por la misión. CKGS recogerá los formularios de solicitud de la misión de forma periódica y escaneará electrónicamente cada formulario de solicitud. La indexación de los documentos se realiza a través de los identificadores de documento único para facilitar la recuperación. Se cuida la seguridad de los documentos a través del modelo de gestión de derechos del administrador y la creación de un PDF para evitar alteraciones y el uso no deseado. Los metadatos se transfieren a una unidad de CD o USB junto con los formularios de solicitud físicos, que se devolverán a la misión a intervalos regulares.

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