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电子文件管理

Electronic Document Management
CKGS向各外交代表团提供的电子文件管理服务涉及到在安全环境中以电子形式存储文件,指引和检索能力,因此代表团无需再存储物理资料。作为服务的一部分,CKGS提供数字资产管理、文档成像和记录管理。各项服务还会涉及到根据各代表团要求对文档和申请表进行电子扫描。CKGS将定期从代表团处收集申请表,并以电子方式扫描每一份申请表。文档指引通过独特的文档识别码完成,并帮助检索。文档安全通过管理员权限管理模式控制,并生成PDF文档,避免变更和出现无意识的使用行为。元资料连同物理申请表会被传输到CD或USB驱动器上,而物理申请表将被定期归还给代表团。

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