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Gestione di documenti elettronici

Gestione di documenti elettronici
I servizi di gestione elettronica dei documenti CKGS per le missioni diplomatiche comportano l'archiviazione elettronica dei documenti in un ambiente sicuro, capacità di indicizzazione e reperimento, sollevando pertanto le ambasciate dalla necessità di archiviare i dati fisici. Come parte del servizio CKGS offre la gestione digitale dell'attività, la proiezione dei documenti e la gestione della documentazione. I servizi comportano lo scanning elettronico dei documenti e dei moduli di richiesta nelle modalità prescritte dall’ambasciata. CKGS raccoglierà periodicamente i moduli di richiesta e scannerizzerà ogni modulo di richiesta. L'indicizzazione dei documenti viene eseguita mediante indicativi unici per facilitare il reperimento. La sicurezza dei documenti è garantita mediante un modello di gestione dei diritti dell'amministratore e la creazione di PDF per prevenire alterazioni e abusi. I metadati vengono trasferiti su un CD o un drive USB unitamente ai moduli fisici della richiesta, che verranno restituiti all'ambasciata a regolari intervalli.

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