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Elektronische Dokumentenverwaltung

Elektronische Dokumentenverwaltung
Elektronische Dokumentenverwaltungsdienste für diplomatische Vertretungen umfassen die elektronische Speicherung von Dokumenten in einer sicheren Umgebung, Katalogisierung sowie Abrufmöglichkeiten, was die Speicherung physischer Daten seitens der Vertretung ueberfluessig macht. Als Teil der Leistungen bietet CKGS digitale Finanzverwaltung, die Erfassung von Dokumenten und Bildern sowie Datenverwaltung an. Die Dienstleistungen umfassen elektronisches Scannen von Dokumenten und Antragsformularen so wie von der Vertretung vorgeschrieben. CKGS sammelt die Antragsformulare regelmäßig bei der Vertretung ein und scannt jedes Antragsformular elektronisch ein. Die Katalogisierung von Dokumenten erfolgt durch einzigartige Dokumentenkennungen, die den Abruf erleichtern. Der Dokumentensicherheit wird mittels eines Verwaltungsmodells für Administratorrechte Rechnung getragen und durch die Erstellung von PDF-Dokumenten wird Änderungen und unbeabsichtigter Verwendung vorgebeugt. Die Metadaten werden zusammen mit den physischen Antragsformularen auf ein CD- oder USB-Laufwerk übertragen und in regelmäßigen Abständen an die Vertretung zurückgegeben.

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